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Teamox

Funktionen

Alles, was ein geteiltes Outlook-Postfach nicht kann.

Teamox ergänzt Exchange Online um die Zusammenarbeit: Wer macht was, was ist erledigt, was wurde intern besprochen. Dazu Kundendaten, KI und Wiedervorlage, alles in Microsoft Teams.

Zuweisen und Erledigen

Jede E-Mail hat einen Zuständigen. Jeder im Team sieht, wer dran ist und was offen ist. Erledigt heißt erledigt: Die Konversation wandert ins Archiv, auch in Outlook.

  • Zuweisen per Klick, Übergabe an Kollegen mit einem Satz in den Notizen
  • Status offen oder erledigt, sichtbar für alle im Team
  • Erledigen archiviert die Mail in Exchange, Outlook bleibt synchron
  • Ansichten „Mir zugewiesen“ und „Anderen zugewiesen“ für den Überblick

Aus dem Alltag: Eine Reklamation kommt auf info@. Frau Berg weist sie Herrn Kaya zu. Zwei Stunden später steht sie auf erledigt, alle sehen es, niemand antwortet doppelt.

Teamox: Konversationsliste mit zugewiesenen Kollegen und Status Erledigt

Interne Notizen mit @-Erwähnung

Die gelbe Spalte neben jeder E-Mail gehört Ihrem Team. Was dort steht, sieht der Kunde nie. Mit @Name holen Sie einen Kollegen dazu, der sofort eine Teams-Benachrichtigung bekommt.

  • Notizen liegen in Teamox, nie in der E-Mail und nie in Exchange
  • @-Erwähnung schickt eine Benachrichtigung in den Teams-Aktivitäten-Feed
  • Zusätzlich als echte Nachricht im 1:1-Teams-Chat des Kollegen, mit Link zurück zur E-Mail
  • Verlauf zeigt, wer wann zugewiesen, geantwortet oder erledigt hat

Aus dem Alltag: „@Lena, der Liefertermin aus der Bestellung 1234 passt nicht, kannst du beim Versand nachfragen?“ Lena sieht die Erwähnung in Teams und antwortet in der Notiz.

Teamox: gelbe Notizen-Spalte mit interner Notiz und @-Erwähnung

Und so kommt es in Teams an

Die Erwähnung landet dort, wo Ihr Kollege gerade ist

Mehmet schreibt die Notiz in Teamox. Anna bekommt sie zweimal: als Hinweis im Aktivitäten-Feed und als normale Chat-Nachricht von Mehmet, mit Link zurück zur E-Mail. Kein zusätzliches Tool, keine Weiterleitung.

Kunde auf einen Blick

Der Kontakt-Tab zeigt, mit wem Sie es zu tun haben: Kundennummer, Ansprechpartner, Bestellungen aus dem Shop, Telefonate der letzten 60 Tage und alle E-Mails dieses Kunden aus allen Teams.

  • Kundennummer und alle Ansprechpartner der Firma
  • Shop-Bestellungen mit Bestellnummer, Datum und Betrag
  • Telefonate mit Dauer und Gesprächspartner aus der Telefonanlage
  • Alle Konversationen des Kunden, auch aus anderen Team-Postfächern

Aus dem Alltag: Ein Kunde fragt nach seiner Lieferung. Im Kontakt-Tab sehen Sie die Bestellung von gestern und das Telefonat mit dem Kollegen am Vormittag, bevor Sie antworten.

Teamox: Kontakt-Tab mit Kundennummer, Bestellungen, Anrufen und E-Mails

KI, die den Verlauf kennt

Die KI liest den ganzen Verlauf und Ihre Vorlagen, bevor sie einen Entwurf schreibt. Lange Verläufe fasst sie in Stichpunkten zusammen. Regeln formulieren Sie in eigenen Worten.

  • Antwortentwurf aus Verlauf, Vorlagen und Absenderdaten, mit Ihrem Hinweis als Vorgabe
  • Zusammenfassung mit offenen Punkten für lange Ticket-Verläufe
  • Text verbessern, kürzen, freundlicher oder förmlicher machen
  • Regeln mit KI-Bedingung: „Wenn der Kunde eine Rechnung verlangt, an Buchhaltung“

Aus dem Alltag: Nach zwölf Mails zu einer Reklamation klickt die Kollegin auf „Zusammenfassen“ und sieht in fünf Zeilen, was vereinbart ist und was noch fehlt.

Teamox: KI-Menü mit Antwortentwurf und Zusammenfassung

Wiedervorlage, Überfällig-Erinnerung und Auswertung

Eine Mail, die erst nächste Woche wichtig wird, legen Sie auf Wiedervorlage. Bleibt eine Kundenmail zu lange unbeantwortet, erinnert Teamox das Team. Die Auswertung zeigt, wie es läuft.

  • Wiedervorlage mit Datum und Uhrzeit, Erinnerung in Teams
  • Überfällig-Erinnerung nach einer von Ihnen gesetzten Frist
  • Antwortzeiten, offene Mails pro Team, Aktivität pro Person
  • Volumen pro Woche, um Stoßzeiten zu erkennen

Aus dem Alltag: Der Kunde will am Montag Bescheid bekommen. Wiedervorlage auf Montag 9 Uhr, die Mail verschwindet bis dahin aus dem Posteingang und meldet sich pünktlich zurück.

Teamox: Auswertung mit Antwortzeiten und offenen Mails pro Team

Wer ist gerade dran

Der Kollisionsschutz zeigt im Kopf der E-Mail, wenn ein Kollege dieselbe Mail gerade offen hat oder bereits eine Antwort tippt. Doppelte Antworten an den Kunden gehören der Vergangenheit an.

  • „Jonas sieht sich das gerade an“ direkt an der Konversation
  • „Jonas tippt gerade eine Antwort“, bevor Sie selbst anfangen
  • Funktioniert ohne Zutun, in Echtzeit, für alle im Team

Aus dem Alltag: Zwei Kollegen öffnen dieselbe Bestellanfrage. Der zweite sieht sofort, dass der erste schon tippt, und nimmt sich die nächste Mail.

Teamox: Hinweis, dass ein Kollege dieselbe E-Mail gerade bearbeitet

Weitere Funktionen

Und alles, was sonst noch zum Alltag gehört

Vorlagen, Anhänge, Suche, Ordner, Signaturen, Regeln, WhatsApp und das Handy. Alles im Grundpreis enthalten.

  • Vorlagen mit Platzhaltern

    Antwortvorlagen pro Team oder für alle, mit Betreff, Bildern und Anhängen. Platzhalter wie {{kunde}} oder {{name}} werden beim Einfügen gefüllt.

  • Anhänge bis 150 MB

    Anhänge anzeigen, als Vorschau öffnen und herunterladen. Beim Antworten und Verfassen Dateien bis 150 MB mitsenden.

  • Weiterleiten mit Editor

    Weiterleitungen sehen Sie vor dem Senden: Text ergänzen, Anhänge einzeln entfernen, eingebettete Bilder bleiben erhalten.

  • Volltextsuche über Archiv und Anhänge

    Die Suche nutzt den Exchange-Index und findet alte Mails, archivierte Konversationen und Begriffe in PDF-Anhängen.

  • Labels oder echte Outlook-Ordner

    Jeder Nutzer wählt selbst: Labels wie in Missive oder die echten Exchange-Ordner mit Drag-and-drop wie in Outlook. Beides im selben Team.

  • Signaturen pro Team

    Team-Signaturen mit Variablen für Name, Position und E-Mail. Persönliche Signaturen haben Vorrang, wenn gewünscht.

  • WhatsApp-Kanäle

    Ihre WhatsApp-Business-Nummer als Kanal neben den Postfächern. Zuweisen, Status und Notizen funktionieren genauso.

  • Regeln wie in Outlook

    Bedingungen auf Absender und Betreff, Aktionen wie zuweisen, Label setzen oder erledigen. Auf Wunsch mit einer KI-Bedingung in eigenen Worten.

  • Kollisionsschutz

    Sehen Sie, wer dieselbe Mail gerade offen hat oder tippt. Keine Doppelantworten mehr.

  • Handy-Nutzung

    Teamox läuft in der Teams-App auf dem Handy: eine Spalte zur Zeit, Notizen als Overlay, Benachrichtigungen inklusive.

  • Add-ons: Shop, Telefonanlage, Handwerk, Buchhaltung

    Bestellungen aus Shopware, Anrufe aus Placetel, Projekte aus HERO und Belege aus Lexware Office erscheinen im Kontakt-Tab. Je Baustein 4,99 € pro Nutzer, nur bei Bedarf.

    Mehr dazu

  • Mehrere Postfächer, mehrere Teams

    Ein Team kann mehrere Adressen bündeln. Mitglieder bearbeiten, Beobachter lesen mit. Falsch gelandete Mails ordnen Sie dem richtigen Team zu.

  • Persönliches Postfach dazu

    Jeder Nutzer kann sein eigenes Postfach daneben verbinden. Nur er sieht es, auch kein Admin.

Sehen Sie Teamox mit Ihren eigenen Postfächern.

14 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Oder wir zeigen Ihnen die App in 30 Minuten per Bildschirmübertragung.

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